Quản lý cấu hình năng lực

Chào mừng bạn đến với hướng dẫn sử dụng tính năng Cấu hình Khung năng lực của GitihoLMS. Tính năng này cho phép bạn thiết lập các yêu cầu năng lực cụ thể cho từng vị trí công việc trong tổ chức của bạn, giúp quản lý và phát triển năng lực nhân sự một cách hiệu quả.

Hướng dẫn này sẽ giúp bạn hiểu cách:

• Thiết lập các năng lực và điểm năng lực mục tiêu cho từng vị trí công việc

• Cấu hình tỷ trọng giữa các nhóm năng lực

• Cấu hình tỷ trọng giữa các năng lực trong cùng một nhóm

• Quản lý cấp độ năng lực cho từng vị trí công việc

Quy trình cấu hình khung năng lực

Trươc khi bắt đầu, bạn phải đảm bảo rằng tổ chức của bạn đã cấu hình nhóm năng lực. Xem thêm tại Cấu hình nhóm năng lực

1. Chọn vị trí làm việc và phòng ban

Tại menu cấu hình năng lực, chọn Tạo mới để thêm mới 1 cấu hình năng lực, tiếp theo bạn sẽ phải chọn vị trí làm việc và phòng ban để cấu hình năng lực. Nếu cặp vị trí làm việc và phòng ban đã được cấu hình trước đó hệ thống sẽ hiểu rằng bạn đang chỉnh sửa cấu hình năng lực đã có.

2. Thêm năng lực vào cấu hình.

Ở màn hình cấu hình năng lực bạn sẽ phải thêm năng lực phù hợp vào nhóm năng lực đã được liệt kê sẵn. Bạn chỉ có thể thêm được năng lực vào nhóm khi tỷ trọng còn lại trong nhóm phải lớn hơn 0.

Mỗi năng lực thêm vào sẽ bạn sẽ cần phải chọn tỷ trọng và level cho năng lực, Level năng lực ở đây là yêu cầu ở vị trí làm việc này nhân sự sẽ cần phải có level này. Cấu hình ở đây sẽ phản ánh trong báo cáo khoảng gap năng lực của nhân sự.

VD: bạn thêm năng lực "Đàm phán" vào nhóm và đặt level là 4 thì có nghĩa là nhân sự ở vị trí làm việc này năng lực "Đàm phán" phải đạt level 4.

3. Cấu hình tỷ trọng giữa các nhóm năng lực

Điều quan trọng là tổng tỷ trọng của tất cả các nhóm năng lực phải bằng 100%. Để điều chỉnh:

1. Từ giao diện Khung năng lực, xem biểu đồ donut thể hiện tỷ trọng giữa các nhóm

2. Nhập giá trị tỷ trọng mới vào ô số bên cạnh tên mỗi nhóm năng lực

3. Theo dõi phần "Còn lại" trên biểu đồ để đảm bảo tổng tỷ trọng đúng 100%

Lưu ý: Nếu tổng tỷ trọng của các nhóm vượt quá 100%, hệ thống sẽ không cho phép lưu thay đổi.

3. Cấu hình tỷ trọng giữa các năng lực trong cùng nhóm

Tương tự, tổng tỷ trọng của các năng lực trong cùng một nhóm cũng phải bằng 100%:

1. Mở rộng nhóm năng lực bằng cách nhấn vào tên nhóm

2. Xem tỷ trọng ở mỗi năng lực thể hiện tỷ trọng giữa các năng lực trong nhóm

3. Điều chỉnh giá trị tỷ trọng cho từng năng lực

4. Sử dụng nút "Phân bổ đều tỷ trọng" để tự động phân bố đều tỷ trọng giữa các năng lực

Các tính năng hỗ trợ

Cân bằng tỷ trọng tự động

Để nhanh chóng phân bố đều tỷ trọng giữa các năng lực trong cùng nhóm:

1. Nhấn nút "Cân bằng tỷ trọng" (biểu tượng đường kẻ ngang)

2. Hệ thống sẽ tự động tính toán và phân bố đều tỷ trọng

Biểu đồ trực quan

Hệ thống cung cấp hai loại biểu đồ để giúp bạn theo dõi tỷ trọng:

1. Biểu đồ donut: Thể hiện tỷ trọng giữa các nhóm năng lực

Thêm và xóa năng lực

Bạn có thể thêm hoặc xóa năng lực tùy theo nhu cầu:

1. Để thêm năng lực: Nhấn nút "Thêm năng lực" ở cuối danh sách năng lực trong nhóm (lưu ý nút này chỉ khả dụng khi tỷ trọng còn lại trong nhóm lớn hơn 0)

2. Để chỉnh sửa năng lực: Sửa đổi trực tiếp tỷ trọng hoặc level của năng lực.

Mẹo sử dụng hiệu quả

1. Lập kế hoạch trước: Xác định các nhóm năng lực và các năng lực cụ thể trước khi bắt đầu cấu hình trên hệ thống

2. Sử dụng tính năng cân bằng: Sử dụng nút "Cân bằng tỷ trọng" để nhanh chóng phân bố đều tỷ trọng, sau đó điều chỉnh cho phù hợp

3. Theo dõi biểu đồ donut: Luôn kiểm tra biểu đồ donut để đảm bảo đã phân bổ hết 100% tỷ trọng

4. Mở rộng từng nhóm: Tập trung vào từng nhóm năng lực một thay vì cố gắng cấu hình tất cả cùng lúc

5. Xem xét lại định kỳ: Định kỳ đánh giá và điều chỉnh khung năng lực để đảm bảo phù hợp với yêu cầu công việc hiện tại

Giải quyết vấn đề thường gặp

Không thể lưu cấu hình

Nguyên nhân có thể:

• Tổng tỷ trọng các nhóm năng lực không bằng 100%

• Tổng tỷ trọng các năng lực trong một nhóm không bằng 100%

Giải pháp:

• Kiểm tra biểu đồ donut phân bổ tỷ trọng giữa các nhóm năng lực và điều chỉnh tỷ trọng các nhóm

• Kiểm tra tỷ trọng còn lại trong các nhóm năng lực

Không thấy vị trí công việc

Nguyên nhân có thể:

• Vị trí công việc chưa được tạo trong hệ thống

• Bạn không có quyền truy cập vào vị trí công việc đó

Giải pháp:

• Kiểm tra mục quản lý vị trí công việc và tạo vị trí nếu cần

• Liên hệ quản trị viên để kiểm tra quyền truy cập

Kết luận

Tính năng Cấu hình Khung năng lực trong GitihoLMS giúp bạn xây dựng một hệ thống đánh giá năng lực chi tiết và chính xác cho từng vị trí công việc trong tổ chức. Bằng cách tuân theo hướng dẫn này, bạn có thể thiết lập khung năng lực hiệu quả, là nền tảng cho việc đánh giá, đào tạo và phát triển nhân sự.