Workflow Automation - Thiết lập tác vụ tự động

Tính năng Workflow Automation là một công cụ mạnh mẽ giúp người quản trị tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại trong hệ thống LMS của Gitiho. Tài liệu này sẽ hướng dẫn chi tiết cách thiết lập và sử dụng các workflow tự động.

Giới thiệu

Workflow Automation cho phép bạn thực hiện các tác vụ tự động dựa trên các tiêu chí cụ thể. Với workflow bạn có thể thiêt lập các tác vụ tự động dưới đây:

• Tự động gán khóa học cho người dùng

• Tự động gán đợt thi cho người dùng

• Tự động gán lộ trình học tập cho người dùng

Việc tự động hóa này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán trong quá trình đào tạo nhân sự.

Truy cập tính năng Workflow Automation

1. Đăng nhập vào hệ thống Gitiho LMS với tài khoản quản trị

2. Truy cập module Admin

3. Tại sidebar menu bên trái, chọn Workflow Automation

Tạo mới Workflow

Bước 1: Khởi tạo Workflow

1. Tại trang Workflow Automation, nhấn nút Thêm mới

2. Điền thông tin cơ bản:

   • Tên Workflow: Đặt tên mô tả rõ mục đích của workflow

   • Mô tả (tùy chọn): Thêm thông tin chi tiết về workflow

Bước 2: Thiết lập điều kiện kích hoạt (tuỳ chọn)

Chọn các điều kiện thoả mãn trước khi tác vụ thực hiện.

Bước 3: Thiết lập hành động tự động

Chọn một hoặc nhiều hành động sẽ được thực hiện:

1. Assign khóa học:

   • Chọn khóa học từ danh sách

2. Assign đợt thi:

   • Chọn đợt thi từ danh sách

3. Assign lộ trình học tập:

   • Chọn lộ trình từ danh sách

   • On hoặc off tuỳ chọn tự động assign các khoá học có trong lộ trình.

Bước 4: Kích hoạt Workflow

Tại danh sách workflow bạn phải chuyển trạng thái của workflow sang Active để workflow bắt đầu hoạt động.

Quản lý Workflow

Xem danh sách Workflow

Tại trang Workflow Automation, bạn sẽ thấy danh sách tất cả workflow đã tạo với các thông tin:

• Tên workflow

• Loại workflow

• Trạng thái (Đang hoạt động/Tạm dừng)

• Ngày tạo

• Hành động

Chỉnh sửa Workflow

1. Nhấn vào biểu tượng Chỉnh sửa bên cạnh workflow cần sửa

2. Thực hiện các thay đổi cần thiết

3. Nhấn Lưu để cập nhật workflow

Tạm dừng/Kích hoạt Workflow

1. Tại danh sách workflow, tìm workflow cần thay đổi trạng thái

2. Chuyển trạng thái Workflow active sang Bật hoặc Tắt

3. Hệ thống sẽ cập nhật trạng thái ngay lập tức

Xóa Workflow

1. Nhấn vào biểu tượng Xóa bên cạnh workflow cần xóa

2. Xác nhận xóa trong hộp thoại hiện ra

3. Workflow sẽ bị xóa khỏi hệ thống

Theo dõi lịch sử thực hiện Workflow

1. Tại trang chi tiết workflow, chọn tab Lịch sử thực hiện

2. Xem danh sách các lần workflow được kích hoạt với các thông tin:

   • Thời gian thực hiện

   • Tên workflow

   • Sự kiện diễn ra

   • Thời gian thực thi

   • Trạng thái: Thất bại, thành công hoặc bị bỏ qua

Các tình huống sử dụng thực tế

Tự động gán khóa học cho nhân viên mới

1. Tạo workflow với điều kiện kích hoạt là "Người dùng mới được tạo"

2. Thiết lập hành động "Assign khóa học" với các khóa học định hướng

3. Kích hoạt workflow

Tự động gán lộ trình học tập theo phòng ban

1. Tạo workflow với điều kiện kích hoạt là "Theo lịch trình" (hàng tháng)

2. Chọn đối tượng áp dụng là "Phòng ban" cụ thể

3. Thiết lập hành động "Assign lộ trình học tập" phù hợp với từng phòng ban

4. Kích hoạt workflow

Tự động gán đợt thi đánh giá định kỳ

1. Tạo workflow với điều kiện kích hoạt là "Theo lịch trình" (hàng quý)

2. Chọn đối tượng áp dụng là "Tất cả người dùng" hoặc nhóm cụ thể

3. Thiết lập hành động "Assign đợt thi" cho bài thi đánh giá năng lực

4. Kích hoạt workflow

Lưu ý quan trọng

• Workflow chỉ được thực hiện khi ở trạng thái Đang hoạt động

• Một người dùng có thể thuộc nhiều workflow khác nhau

• Nên kiểm tra kỹ các điều kiện và đối tượng áp dụng trước khi kích hoạt workflow

• Theo dõi lịch sử thực hiện workflow thường xuyên để đảm bảo hệ thống hoạt động đúng

---

Với tính năng Workflow Automation, Gitiho LMS giúp đội ngũ đào tạo tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả trong quản lý học tập và phát triển nhân sự.