Workflow Automation - Thiết lập tác vụ tự động
Tính năng Workflow Automation là một công cụ mạnh mẽ giúp người quản trị tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại trong hệ thống LMS của Gitiho. Tài liệu này sẽ hướng dẫn chi tiết cách thiết lập và sử dụng các workflow tự động.
Giới thiệu
Workflow Automation cho phép bạn thực hiện các tác vụ tự động dựa trên các tiêu chí cụ thể. Với workflow bạn có thể thiêt lập các tác vụ tự động dưới đây:
Tự động gán khóa học cho người dùng
Tự động gán đợt thi cho người dùng
Tự động gán lộ trình học tập cho người dùng
Việc tự động hóa này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán trong quá trình đào tạo nhân sự.
Truy cập tính năng Workflow Automation
Đăng nhập vào hệ thống Gitiho LMS với tài khoản quản trị
Truy cập module Admin
Tại sidebar menu bên trái, chọn Workflow Automation
Tạo mới Workflow
Bước 1: Khởi tạo Workflow
Tại trang Workflow Automation, nhấn nút Thêm mới
Điền thông tin cơ bản:
Tên Workflow: Đặt tên mô tả rõ mục đích của workflow
Mô tả (tùy chọn): Thêm thông tin chi tiết về workflow
Bước 2: Thiết lập điều kiện kích hoạt (tuỳ chọn)
Chọn các điều kiện thoả mãn trước khi tác vụ thực hiện.
Bước 3: Thiết lập hành động tự động
Chọn một hoặc nhiều hành động sẽ được thực hiện:
Assign khóa học:
Chọn khóa học từ danh sách
Assign đợt thi:
Chọn đợt thi từ danh sách
Assign lộ trình học tập:
Chọn lộ trình từ danh sách
On hoặc off tuỳ chọn tự động assign các khoá học có trong lộ trình.
Bước 4: Kích hoạt Workflow
Tại danh sách workflow bạn phải chuyển trạng thái của workflow sang Active để workflow bắt đầu hoạt động.
Quản lý Workflow
Xem danh sách Workflow
Tại trang Workflow Automation, bạn sẽ thấy danh sách tất cả workflow đã tạo với các thông tin:
Tên workflow
Loại workflow
Trạng thái (Đang hoạt động/Tạm dừng)
Ngày tạo
Hành động
Chỉnh sửa Workflow
Nhấn vào biểu tượng Chỉnh sửa bên cạnh workflow cần sửa
Thực hiện các thay đổi cần thiết
Nhấn Lưu để cập nhật workflow
Tạm dừng/Kích hoạt Workflow
Tại danh sách workflow, tìm workflow cần thay đổi trạng thái
Chuyển trạng thái Workflow active sang Bật hoặc Tắt
Hệ thống sẽ cập nhật trạng thái ngay lập tức
Xóa Workflow
Nhấn vào biểu tượng Xóa bên cạnh workflow cần xóa
Xác nhận xóa trong hộp thoại hiện ra
Workflow sẽ bị xóa khỏi hệ thống
Theo dõi lịch sử thực hiện Workflow
Tại trang chi tiết workflow, chọn tab Lịch sử thực hiện
Xem danh sách các lần workflow được kích hoạt với các thông tin:
Thời gian thực hiện
Tên workflow
Sự kiện diễn ra
Thời gian thực thi
Trạng thái: Thất bại, thành công hoặc bị bỏ qua
Các tình huống sử dụng thực tế
Tự động gán khóa học cho nhân viên mới
Tạo workflow với điều kiện kích hoạt là "Người dùng mới được tạo"
Thiết lập hành động "Assign khóa học" với các khóa học định hướng
Kích hoạt workflow
Tự động gán lộ trình học tập theo phòng ban
Tạo workflow với điều kiện kích hoạt là "Theo lịch trình" (hàng tháng)
Chọn đối tượng áp dụng là "Phòng ban" cụ thể
Thiết lập hành động "Assign lộ trình học tập" phù hợp với từng phòng ban
Kích hoạt workflow
Tự động gán đợt thi đánh giá định kỳ
Tạo workflow với điều kiện kích hoạt là "Theo lịch trình" (hàng quý)
Chọn đối tượng áp dụng là "Tất cả người dùng" hoặc nhóm cụ thể
Thiết lập hành động "Assign đợt thi" cho bài thi đánh giá năng lực
Kích hoạt workflow
Lưu ý quan trọng
Workflow chỉ được thực hiện khi ở trạng thái Đang hoạt động
Một người dùng có thể thuộc nhiều workflow khác nhau
Nên kiểm tra kỹ các điều kiện và đối tượng áp dụng trước khi kích hoạt workflow
Theo dõi lịch sử thực hiện workflow thường xuyên để đảm bảo hệ thống hoạt động đúng
Với tính năng Workflow Automation, Gitiho LMS giúp đội ngũ đào tạo tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả trong quản lý học tập và phát triển nhân sự.
Last updated